Von 0 auf Workflow: KI-Automation im Real-Life-Test

Automatisierung mit Künstlicher Intelligenz ist längst kein Zukunftsthema mehr – sie verändert bereits heute, wie Marketing, Content-Produktion und Geschäftsprozesse funktionieren. Besonders spannend wird es, wenn KI nicht nur einzelne Aufgaben übernimmt, sondern ganze Workflows steuert. Ein Praxisbeispiel zeigt, wie mit Tools wie Make.com, ChatGPT und Perplexity vollautomatisierte Abläufe entstehen können – von der Recherche bis zum fertigen Newsletter.

Vom Custom GPT zur intelligenten Automatisierung

Viele kennen bereits Custom GPTs, also spezialisierte ChatGPT-Versionen, die auf konkrete Aufgaben wie Text- oder Newsletter-Erstellung trainiert sind. Sie liefern solide Ergebnisse, erfordern aber weiterhin manuelle Arbeit – etwa für Recherche, Textanpassung oder Formatierung.

Der nächste Schritt ist Make.com (früher Integromat): Ein Tool, mit dem sich KI-gestützte Prozesse automatisieren lassen. Statt einzelne Tools manuell zu bedienen, können sie hier über Schnittstellen verbunden werden. So entsteht ein nahtloser, selbstständig laufender Workflow, der Aufgaben automatisch abarbeitet.

Praxisbeispiel: Ein vollautomatisierter Newsletter-Workflow

Der in der Folge vorgestellte Prozess zeigt, wie sich eine komplette Newsletter-Produktion automatisieren lässt – inklusive Recherche, Texterstellung, Freigabe und Versand.

Planung und Datengrundlage

Die Grundlage bildet Airtable, eine cloudbasierte Tabellenplattform. Dort wird ein Redaktionsplan geführt, in dem Themen, Termine und Status hinterlegt sind. Sobald ein Thema bestätigt wird, startet der automatisierte Workflow.

KI-gestützte Recherche mit Perplexity

Perplexity übernimmt die Recherchephase. Das Tool durchsucht aktuelle Quellen zu Themen der letzten Woche rund um Künstliche Intelligenz, filtert relevante Trends, Best Practices, Tools und Zitate und übergibt die Ergebnisse strukturiert an Airtable zurück – inklusive Quellenangaben und geografischer Relevanz.

Intelligente Content-Erstellung mit ChatGPT

Sobald die recherchierten Daten freigegeben sind, werden sie an einen speziell gebauten ChatGPT-Assistenten übergeben. Dieser Assistent ist so konfiguriert, dass er die Inhalte automatisch in die gewünschte Newsletter-Struktur bringt – inklusive Überschriften, Textabschnitten und Formatierung.

Automatische Formatierung und Versand

Der fertige Newsletter wird im HTML- und PDF-Format erstellt, in Google Docs gespeichert und anschließend direkt an das zuständige Team über Microsoft Teams gesendet – komplett automatisiert. Der Mensch bleibt nur an definierten Kontrollpunkten im Prozess beteiligt, um Qualität und Relevanz sicherzustellen.

Was Make.com so mächtig macht

Make.com ermöglicht es, verschiedene Tools über APIs zu verbinden und Arbeitsabläufe visuell zu gestalten. Es ist kein klassisches Entwickler-Tool, sondern richtet sich an Anwender mit Prozessverständnis, die ohne Programmierkenntnisse Workflows automatisieren wollen.

Beispiele für Anbindungen:

ChatGPT oder andere KI-Systeme
Perplexity für Recherche
Airtable, Google Docs, Microsoft 365 oder Monday für Projektmanagement
E-Mail-, CRM- oder Social-Media-Tools

Die Plattform bietet einen kostenlosen Einstieg und erlaubt bis zu mehreren Tausend Operationen pro Monat. Erst bei größerem Datenvolumen oder erweiterten Integrationen fallen Kosten an.

Warum Prozessdenken der neue Schlüssel ist

Der größte Erfolgsfaktor in der KI-Automatisierung ist nicht das Tool selbst, sondern das Verständnis für Abläufe.
Nur wer Prozesse klar strukturieren kann – also weiß, welcher Schritt auf welchen folgt und wo menschliche Eingriffe nötig sind – kann KI effektiv einsetzen.

Das Beispiel zeigt: Automatisierung ersetzt keine Menschen, sondern verschiebt die Aufgaben. Kreativität, Strategie und Qualitätskontrolle bleiben menschliche Stärken, während KI repetitive Aufgaben übernimmt.

Grenzen und Empfehlungen

Trotz der beeindruckenden Möglichkeiten gilt: Make.com ist kein Plug-and-Play-Tool.
Das Aufsetzen eines Workflows erfordert Zeit, Testläufe und Anpassungen. Unternehmen sollten daher mit Prozessen starten, die regelmäßig wiederkehren und sich gut standardisieren lassen – etwa Content-Formate, Reports oder Newsletter.

Wichtig bleibt außerdem die Einbindung von Freigabeprozessen: Nur so behalten Teams Kontrolle über Inhalte und Qualität, anstatt Entscheidungen vollständig der KI zu überlassen.

Zukunftsausblick: KI-Automation als Standard

Mit Tools wie Make.com oder Zapier werden KI-Automationen bald zum Standard in Marketing, HR und Vertrieb. Besonders interessant wird die Verbindung mit Assistenten-APIs von OpenAI, die es ermöglichen, ChatGPT-Instanzen direkt in Workflows einzubinden – ganz ohne komplexes Coding.

Wer heute beginnt, solche Prozesse zu verstehen und zu implementieren, schafft sich einen klaren Wettbewerbsvorteil. KI-Automation spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es Teams, sich auf kreative und strategische Aufgaben zu konzentrieren.

Fazit: Vom Tool zur Transformation

Der Real-Life-Test zeigt: KI-Automation funktioniert – und sie verändert Arbeitsweisen grundlegend.
Ob Newsletter, Social-Media-Planung oder Reporting – wer einmal erlebt hat, wie sich ein kompletter Prozess mit wenigen Klicks steuern lässt, erkennt das enorme Potenzial.

Es lohnt sich, klein anzufangen, zu experimentieren und Workflows Schritt für Schritt zu optimieren. Denn wer heute Prozesse denkt, gestaltet die Arbeitswelt von morgen.

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