Zeit sparen & besser arbeiten: Wissensdatenbanken mit KI

Wissensmanagement ist in vielen Unternehmen ein zeitraubender Prozess. Informationen liegen verstreut in Ordnern, Mails oder Chatverläufen, und oft weiß niemand genau, wo die richtige Datei zu finden ist. Künstliche Intelligenz (KI) kann hier Abhilfe schaffen: Sie hilft, Wissensdatenbanken aufzubauen, die Informationen zentral bündeln und gezielt abrufbar machen. In dieser Podcast-Folge geht es darum, wie Unternehmen mit KI-basierter Wissensorganisation Zeit sparen, effizienter arbeiten und Wissen langfristig nutzbar machen.

Was sind Wissensdatenbanken?

Eine Wissensdatenbank ist eine zentrale Sammlung von Informationen, die Unternehmen intern oder projektbezogen nutzen. Sie kann Dokumente, Richtlinien, Präsentationen, Projektstände oder FAQs enthalten. KI-basierte Systeme erweitern dieses Prinzip, indem sie Inhalte nicht nur speichern, sondern auch verstehen, verknüpfen und kontextbezogen ausgeben.

Der große Vorteil: Statt sich durch Ordnerstrukturen zu klicken, reicht eine gezielte Frage – und die KI liefert die passende Antwort inklusive Quellenangabe.

KI-Tools für Wissensmanagement im Überblick

Im Podcast werden drei Tools besonders hervorgehoben: ChatGPT, Notebook LM und Microsoft Copilot. Jedes davon hat spezifische Stärken und Einsatzgebiete.

ChatGPT als Einstieg

ChatGPT eignet sich hervorragend, um kleinere Wissenssammlungen zu erstellen – etwa für einzelne Projekte oder Marken. Mit der Plus-Lizenz lassen sich eigene Arbeitsbereiche anlegen und mit relevanten Informationen füllen. So kann beispielsweise jede Marke oder jeder Kunde einer Agentur eine eigene Wissensbasis erhalten.

Allerdings stößt ChatGPT an Grenzen, wenn es um große oder sich ständig ändernde Datenbestände geht. Die Kontextverarbeitung bleibt beschränkt, und Quellenangaben sind nicht immer nachvollziehbar. Für tiefere Wissensverarbeitung sind spezialisierte Tools besser geeignet.

Notebook LM: Die KI-Wissensdatenbank von Google

Notebook LM von Google ist ein leistungsstarkes Tool, um umfangreiches Wissen aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen. PDFs, Audiodateien, Websites oder YouTube-Videos lassen sich hochladen, und die KI erstellt daraus eine verknüpfte Wissensbasis.

Vorteile von Notebook LM:

Quellenangaben mit exakten Textstellen
Automatische Mindmaps zur besseren Strukturierung
Möglichkeit, KI-generierte Podcasts aus den Inhalten zu erstellen

Ein praktisches Beispiel: Im Podcast wird beschrieben, wie ein Unternehmens-Playbook als Wissensdatenbank im Onboarding-Prozess dient. Neue Mitarbeitende können gezielt Fragen stellen, ohne Kolleginnen und Kollegen zu unterbrechen – ein echter Produktivitätsschub.

Grenzen:
Notebook LM eignet sich besonders für statische Inhalte. Bei dynamischen Projekten, die sich ständig verändern, kann die KI noch nicht zuverlässig zwischen alten und neuen Informationen unterscheiden. Hier müssen Dokumente regelmäßig aktualisiert oder ersetzt werden.

Microsoft Copilot: Der integrierte KI-Assistent

Microsoft Copilot geht einen Schritt weiter. Das Tool ist direkt in Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und Teams integriert und nutzt vorhandene Unternehmensdaten. Es greift auf alle freigegebenen Dateien, E-Mails und Chats zu – selbstverständlich nur innerhalb der Zugriffsrechte der jeweiligen Person – und bietet dabei den gleichen Datenschutzstandard wie andere Microsoft-Produkte.

Typische Use Cases:

Zusammenfassungen von Meetings und automatische To-do-Listen
Erstellung von Excel-Listen mit Kontakten aus E-Mail-Verläufen
Schnelles Auffinden von Informationen in Word-, Excel- und Teams-Dateien

Damit wird Copilot zu einer echten Arbeitsentlastung: Routineaufgaben wie Protokollführung, Datenpflege oder Dokumentensuche werden automatisiert. Der Preis von rund 35–40 € pro Monat kann sich schnell rechnen, wenn man die eingesparte Arbeitszeit gegenüberstellt.

KI-Wissensdatenbanken richtig kombinieren

Die Podcast-Folge macht deutlich, dass kein Tool alle Anforderungen allein abdeckt. Der größte Mehrwert entsteht durch die Kombination:

Notebook LM dient als zentrale Wissensdatenbank für strukturierte Inhalte.
ChatGPT hilft, dieses Wissen kreativ weiterzuverarbeiten – etwa für Textideen, Posts oder Beschreibungen.
Copilot integriert das Wissen direkt in die tägliche Arbeit und sorgt für produktive Abläufe.

So entsteht ein intelligentes Wissens-Ökosystem, das Informationen sammelt, versteht und nutzbar macht – ohne ständige manuelle Eingriffe.

Datenschutz und Informationssicherheit

Ein wichtiger Aspekt beim Einsatz von KI im Wissensmanagement ist der Datenschutz. Vor allem sensible Unternehmensinformationen müssen sorgfältig geprüft werden, bevor sie in KI-Systeme hochgeladen werden. Microsoft Copilot bietet hier klare Vorteile durch seine DSGVO-konforme Integration. Bei Tools wie Notebook LM sollte dagegen geprüft werden, welche Daten tatsächlich verarbeitet werden dürfen.

Fazit: KI-Wissensdatenbanken als Produktivitätstreiber

KI-gestützte Wissensdatenbanken revolutionieren den Umgang mit Informationen. Sie schaffen Ordnung, sparen Zeit und fördern eine transparente Wissenskultur im Unternehmen.
Während Notebook LM und ChatGPT vor allem bei der Wissensaufbereitung glänzen, integriert Copilot dieses Wissen direkt in die Arbeitsprozesse.

Wer die Tools gezielt kombiniert, kann seinen Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten – und den Fokus wieder auf kreative und strategische Aufgaben legen.

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